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最近、結構な高学歴で、さぞ勉強は出来るだろうに、メモが取れない子をときどき見かけるんですよね・・・。業務指示しますよね。メモ取りますよね。で、メモ取ってるしと、安心していると、全然違うことやってくるんですよ。

例えば、【会社名と代表社名をそれぞれgoogleで検索して、1ページずつプリントアウトしてください】というとても単純な内容なのに、会社名と代表社名を一緒に検索したうえ、3・4ページも検索結果をプリントアウトしてきたり。

私としては、『何故そうなる？』と、愕然とする訳です。

で、何をメモしたんだと言う事で、メモを見せてもらうと、必ず、全文メモじゃなくてキーワードメモなんですよ。100％。みんな別々の人物なんだけど、みんな共通して、キーワードメモなんです。本人の重要だと思ったキーワードだけ羅列してあって。

文章の正確な内容は、せいぜい2・3日程度ですぐ忘れちゃうじゃないですか？で、忘れるから、ちゃんと文章化して正確に記録しておけばいいのに、キーワードメモだけしてそのまま放置して、後でそれをみて、キーワードをつなげるニュアンスは、本人の脳内で勝手に（というか独自に）文章化しちゃうんです。で、結果全然違うことをする。

10回言っても10回同じような間違いをする。バカなの？*2と思うんですが、みんな高学歴なんですよね・・・。

これを聞いた先生いわく、「入ってきたばかりの弁護士が最初にやる仕事は、（ここらへん、正確な事忘れましたが確か）クライアントからヒアリングした内容を記述書に落とす仕事（というようなことをいってた気がする）なんですよね。で、たまに「そんな事言ってねーよ！」という内容のものを出してくる人はいますね。ここで、多少は（さっき言っていた）当たり・ハズレは、少し出てきますね・・・」と。

やっぱり、聞く力、言っている事を正確に聞き取り、言っている通りの内容で正確に理解し、その上で、言っている事からブレないように対応するというのは、学校のお勉強が出来ることというのと、また、違う能力が要求されているのかなぁ・・・と思ったりしました。

某法律事務所の弁護士のような優秀であろう人でさえ、そんなのがたまにいるというのだから、絶望した！

一時間を 48分:12分 に分ける

The Power of 48 minutes などの記事でも紹介されていましたが、このテクニックは１時間を 48 分と 12 分に分割して、48分間はすべての雑音をシャットアウトして集中して仕事を片付けていき、その後12分間リラックスしてトイレにいったり、コーヒーを飲んだり、ちょっとメールをチェックしたりするというものです。

たったこれだけのテクニックですが、リンク先のブログにはこのテクニックを1日４回実行させることで、200ページの本を２週間で書き上げた人の話も紹介されていて、仕事のペースを作るのには非常に役立ちます。48分:12分 の分け方も恣意的ですが、実際にやってみると良い目安となっています。私の意志が弱いだけかもしれませんが、どうも集中力というのは１時間ちょうどではなく、せいぜい１時間弱しかもたないようです。

このテクニックが有効なのは、やる気や集中力を燃え尽きる直前のところで制御するという点にあります。私などは一度に仕事を詰め込みすぎるとかえって急速に燃え尽きてしまい、なんだかいやになって現実逃避にウェブをさまよい始めるという悪癖がありますので、このテクニックは割と頻繁に使います。

注意したいのはこの12分の休息は義務だということです。「おっ、調子がいいからこのまま続けよう」という発想で 48 分のリミットを超えて仕事を続けると、あとでガクッとエネルギーが足りなくなる傾向があるようです。

・取り急ぎ→まずは

・ちょっと用事がある→あいにく都合により

・よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか

・返事→ご返事またはお返事。ビジネスではご返事が一般的

・了解→承知しました、かしこまりました

・ご多忙、お忙しいところ→ご多用のところ

・聞きたい→おうかがいしたい

・見てください→ご覧ください

・行きます→おうかがい致します

・します→させてください

・会いたい→お目にかかりたい

・どう思われますか→どのようにお考えですか

・行かれますか→いらっしゃいますか

・楽しかったです→楽しく過ごしました、楽しゅうございました

・したいと思い→したく

・申し上げたいので→申し上げたく

・(初めてメールを送る相手には)
お世話になっております→このたびはお世話になります

★「いただく」は目下の者が目上の人からうけとること
・ご理解いただきますよう→ご理解くださいますよう
・ご協力していただいた→ご協力くださいました
・ご参加いただきました→ご参加くださいました

★「させていただく」は許可と恩恵を受ける場合に使う
・ご連絡させていただきます→ご連絡いたします
・検討させていただきます→検討いたします

★断りの文章は、相手の立場で書く
・ご迷惑がかかる
・お互いに利益を共有することが難しい
・御社にご満足いただける結果を出すのが難しい

★クッションとなるフレーズをはさむ
・せっかくのお申し出ですが
・ご期待に添えず誠に残念ですが
・心苦しく思いますが

☆断ることで相手に悪いとは考えず、断ることで相手は早く新たなアクションをおこせると考える

★書き出しのフレーズ
・お世話になっております
・お疲れさまです
・ごぶさたしております
・たびたび失礼します
・はじめてメールをお送りいたします

★返答のフレーズ
・メールを拝見いたしました
・～の件、承知しました
・本日、確かに受領いたしました
・～について、ご返答いたします
・この件につきましては、○月○日までにご回答いたします
・○日までに、ご返事をすればよろしいでしょうか
・詳細については、あらためてご返事いたします
・(進展などがありましたら)またご連絡いたします

★連絡・案内・相談・質問のフレーズ
・～について、ご案内いたします
・～を添付ファイルでお送りいたします(Word文書)
・～の件で、ご相談があります

★確認・検討・打診・依頼・催促のフレーズ
・～について、ご確認ください
・お手数ですが、～の受け取り確認のメールをいただければ幸いです
・ご査収のほどよろしくお願いいたします
・ご都合のいい日時をお知らせください
・ご多用のところ恐縮ですが、～いただければ幸いです
・～については、いかがいたしましょうか
・～でよろしいでしょうか
・誠に恐れ入りますが、○月○日までにご～をいただきたくお願い申し上げます
・ご理解とご協力のほどお願い申し上げます
・○日付けのメールは届いておりますでしょうか
・状況をお知らせいただければ幸いです

★承諾・辞退のフレーズ
・～については、問題(異存)ありません
・～の件ですが、お引き受けいたします
・～については、難しい状況です
・誠に残念ですが、今回は見送らせていただきたいと存じます

★感謝のフレーズ
・ご連絡ありがとうございました
・さっそくのご返事ありがとうございました
・～をお送りくださり、ありがとうございました
・～くださいまして、感謝申し上げます
・いつも～いただき誠にありがとうございます

★お詫びのフレーズ
・～して、失礼いたしました
・大変申し訳ございません
・大変ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません
・誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げます
・今後、二度とこのようなことのないように厳重に注意いたします
・ご要望(期待)にそえず、申し訳ございません

★返信不要のフレーズ
・なお、ご返信は不要(無用)です
・ご確認いただければ、ご返事は無用です
・とくに問題がなければ、ご返信にはおよびません

★結びのフレーズ
・(どうぞ/以上)よろしくお願いいたします
・それでは、失礼いたします
・では、また(あらためて)ご連絡いたします
・ご返事(回答)をお待ちしております
・お手数ですが、(至急)ご返事をいただければ幸いです
・ご不明な点などがありましたら、お問い合わせください
・ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます
・ご意見、ご感想をいただければ幸いです
・まずは、ご案内(報告)まで
・まずは、用件のみにて失礼いたします
・まずは、お礼かたがたご報告申し上げます
・まずは、受け取りの確認とお礼まで

「嫌われたくない」より「もっと好きになってもらいたい」のほうが、まだなんぼかポジティブだから、世界中の嫌われたくないをそっちに置き換えていきたい。